Automazione del Controllo Documentale dei Subappaltatori con Generative AI

La Sfida

Un nostro cliente, leader nel settore delle costruzioni, si confrontava quotidianamente con un processo estremamente oneroso, manuale e inefficiente: la gestione, il controllo e la validazione di centinaia di documenti caricati dai subappaltatori.

Con oltre 25 tipologie documentali diverse e formati altamente variabili (da scansioni di testi a documenti digitali standard, a volte con elementi manoscritti), il personale interno dedicava una quantità sproporzionata di tempo a queste verifiche burocratiche di basso valore ma alta intensità, sottraendo risorse preziose ad attività più strategiche e a valore aggiunto. L'obiettivo era trovare una soluzione che potesse gestire questa mole e complessità in autonomia, garantendo accuratezza, sicurezza e velocità.

Il Nostro Approccio

Abbiamo analizzato in profondità l'intero flusso documentale esistente e identificato le informazioni chiave da estrarre, i criteri di validazione e le potenziali criticità per ciascuna delle numerose tipologie di documenti. Sulla base di questa analisi dettagliata, abbiamo progettato una soluzione basata sull'Intelligenza Artificiale, sfruttando in particolare le capacità dei modelli di Generative AI di gestire dati con diverse strutture. Questo ci ha permesso di creare un "operatore digitale" in grado di gestire e analizzare in autonomia grandi moli di documenti, interpretandone il contenuto testuale e visivo con elevata precisione.

La Soluzione

Abbiamo sviluppato un sistema intelligente che si integra perfettamente con la piattaforma gestionale già in uso dal cliente, comunicando tramite API. Quando un subappaltatore carica un documento, il nostro sistema lo riceve insieme alle informazioni contestuali (come il tipo di documento e, quando disponibili, nome azienda o dipendente). Il sistema classifica il documento, applica la logica di analisi specifica per quella tipologia, estrae le informazioni richieste e ne verifica automaticamente la validità e la conformità.

Il nostro sistema utilizza un approccio a semaforo per ottimizzare l'efficienza nella gestione dei risultati:

• Verde: Criteri rispettati e documento approvato, senza necessità di intervento umano.
• Giallo: Revisione parziale richiesta per alcuni elementi o presenza di lievi anomalie che richiedono un controllo rapido.
• Rosso: Criteri non rispettati, documento non idoneo o presenza di criticità significative (es. documento scaduto, dati illeggibili, incongruenze, documenti manoscritti). Revisione umana necessaria per valutare la non conformità.

Questo sistema a semaforo viene restituito in tempo reale al sistema gestionale del cliente, indirizzando l'attenzione degli operatori solo dove è strettamente necessario. La soluzione è stata progettata per operare sul cloud aziendale del cliente, garantendo scalabilità, sicurezza e integrazione fluida nel processo esistente.

Risultati e Vantaggi

L'implementazione di questa soluzione basata su Generative AI ha trasformato radicalmente il processo di controllo documentale. La capacità dell'AI di analizzare autonomamente grandi volumi di documenti ha portato a una riduzione drastica dei tempi di validazione (fino all'80%), permettendo al personale del cliente di riallocare le proprie energie su attività più strategiche e qualificate. Il processo è diventato significativamente più rapido, efficiente e affidabile, migliorando la compliance e la sicurezza nella gestione dei subappaltatori e supportando il cliente nel garantire standard elevati nei propri cantieri con un sistema di validazione chiaro e immediato come quello a semaforo.